För att försöka locka våra anställda att fylla i sina profiluppgifter på vårt relativt nybyggda intranät och lägga in en bild på sig samt uppmuntra till att kommentera på sidorna ordnade vi en tävling på vårt intranät. Tävlingen var enklast tänkbara och bestod av tre delar: Lägg in bild på dig, fyll i dina uppgifter och svara på frågan Vad tycker du är bästa med vårt nya intranät? genom att kommentera längst ner på denna sida.

Fem slingback/axelväskor var vad man tävlade om och de lottades ut oavsett vad man svarade på frågan. Tyvärr blev det inte så väldigt många svar som kom in trots att tävlingen pågick i flera veckor och låg väl synlig på startsidan under stor del av den tiden.

Men jag tyckte det var intressant att se vad de som svarade tyckte var bäst eftersom vi nyligen byggt ett helt nytt intranät med vissa sociala inslag och tänkte därför dela med mig av synpunkterna som kom in.

Jag har endast gallrat bort de kommentarer som har med tävlingen i sig att göra och grupperat dem utifrån vad de handlar om för att kunna kommentera funktionerna.

Personaliseringen

Inloggning sker automatiskt mot AD:et med singel sign on. Alla anställda har sin egen profilsida där de kan fylla i sina personliga kontaktuppgifter och berätta om vad de jobbar med. Delar av startsidan styr de enskilde över som vilka genvägar denne vill ha där (kan vara både till verksamhetssystem och till valfri webbplats) och vilka nyhetsflöden man vill prenumerera på. Här visas också vad som hänt nyligen i de projekt eller arbetsrum som man ingår i och de personer som man lagt in i sina kontakter. Vissa delar så som nyheter och driftinformation är gemensamt för alla.

  • Tycker det är trevlig att se hur personer i organisationen ser ut tillsammans med kontaktuppgifter. Lättare att söka personer än i telefonboken också. Synd bara att inte så många fyllt i sina presentationer.
  • Möjligheten att sätta upp sidan efter mina önskemål.
  • Att jag kan göra en egen förstasida men ändå få aktuell info. Tycker även om bloggarna 🙂
  • Tycker genvägarna är bra, skulle dock önska att de öppnade sig i nya flikar.
  • Att jag kan göra en egen förstasida men ändå få aktuell info. Tycker även om bloggarna och mycket snyggare med den nya sidan. Lätt att hitta.
  • Jag tycker det har blivit mer lättöverskådligt och det är perfekt att man kan anpassa sin egen sida. 🙂
  • Nu känner man sig mer som en i gänget när man kan se vilka man kommenterar + att man hittar mycket enklare.
  • Möjligheten att man, individuellt, kan anpassa nya intranätet utifrån de resurser man ofta besöker. De nya möjligheterna till sociala funktioner och samarbete är också mycket bra.
  • Den känns genomtänkt och så har jag fått min egen sida!!
  • Allt jag behöver snabbt har jag där och övrigt hittar jag utan problem;)
  • Jag tycker det bästa med sidan är att jag kan anpassa min egen sida efter eget behov.

Genvägar

Sökfunktionen och ny struktur

Sökfunktionen på det gamla intranätet var under all kritik. Nu används samma Site Seeker server för sökning på både vår interna och externa webbplats. Vid sökning på intranätet får man även upp träffar från den externa webbplatsen. Funktionaliteten är i stort sett densamma som på www.trelleborg.se.

Strukturen på intranätet följer i stort sett Funka Nus intranätstruktur för kommuner med ingångarna Aktuellt, Anställning, Arbetsmiljö och hälsa, Regler och styrning, Organisation, Service och stöd samt Min sida.

  • Jag tycker att det bästa med nya intranätet är den nya sökfunktionen.
  • Mycket lättare att hitta vad man söker. Stort plus att kunna söka personer och få fram kontaktuppgifter till dem.
  • Bra information och lätt att hitta.
  • Det bästa med nya intranätet är sökfunktionen vilket gör det lätt att hitta den information man söker.

Sökfunktionen

Nytt

Det gamla intranätet hade väldigt många år på nacken och kändes inte längre tidsenligt. Det grafiska utseendet bygger på den externa webbplatsen.

  • Det bästa är att jag har fått lära mig något nytt för den gamla sidan kunde jag nästa utantill.
  • Kul med ny sida helt enkelt. Jag “diggar” att kunna lägga in egna genvägar till det du t.ex. som jag använder ofta liksom till ekonomisystemet. Sidan är lättmanövrerad!
  • Nya intranätet är snyggare och bättre. Kortfattat men sant!
  • Den är öppen, respektfull och ansvarstagande (Kommunens värdegrund är Öppenhet, respekt, ansvar – Red anm.)! Ni har lyckats. Bra jobbat!
  • Dom som fixa denna sida skall vara stolta ……lätt. trevlig och snygg.

Nyheter

På startsidan finns ett flöde med nyheter. Vi har separerat det flödet från driftinformation vilket allt var i samma flöde tidigare. Jag har en känsla av att det blivit mer aktivitet med att publicera interna nyheter mot tidigare.

  • Nyheter, bloggar, projekt och arbetsrum.
  • Det kommer nyheter väldigt ofta, känns som ett mer aktuellt intranät!
  • Engagerade medarbetare som lägger ut nyheter gör att det känns som att man arbetar i en mer levande organisation!

Arbetsrum/projektrum, bloggar med mera

Både i kommentarerna ovan och nedan nämns några andra funktioner på intranätet, nämligen arbetsrum/projektrum, bloggar och de sidor där vi presenterar nyanställda,  

Än så länge har vi bara tre interna bloggar. Kommundirektören, chefen för kundtjänst har egna bloggar och personalen på kommunikationsenheten samsas om en kommunikationsblogg.

  • Ser många fördelar med de gemensamma arbetsrummen och gillar “sladdersidorna” med nya anställda
  • Jag gillar bloggen!!!!
  • Jag gillar att det finns så mycket bra saker samt lite roliga tävlingar.

Bloggarna

Kort slutsats

Ett nytt intranät med sociala funktioner uppskattas av de som är flitiga användare. Dock har vi en stor utmaning i att få fler att använda intranätet aktivt och att bidra själva. Småningom kommer jag så klart att fråga efter det som inte är bra och kan förbättras också.